この章では、会議録検索システムに慣れていただくための操作を説明します。
ここで説明するのは、次の操作を例に会議録検索の基本的な操作です。
「平成１１年度の定例会において、学校教育を議論したときの会議録が見たい」
会議録検索システムを利用して、この要求に合う会議録を見つける（検索する）には、次の手順を踏みます。
会議録検索システムで会議録検索を行うにおいて、複数年度分の会議録データより
検索対象の年度及び会議、資料を指定することができます。
検索対象には「会議録」または「資料」を選択できます。検索対象は、ラジオボタンにより選択します。
対象とする会議の種類は「定例会」、「臨時会」、「委員会」、「他会議」の各チェックボックスにより
選択することができます。
操作例に従い、定例会を選択するには、「会議録」のラジオボタンを選択し、
「定例会」、「臨時会」、「委員会」、「他会議」と４つ並んでいる会議の種類より「定例会」のみを選択します。
「定例会」の左にあるチェックボックスに「レ」が表示されます。「定例会」が検索対象として指定されました。
「会議／資料の選択」イメージ
対象とする年度を選択します。 初期表示では最新の年度が選択されています。
操作例に従い、「平成１１年」を選択するには、年度が表示されているスクローリングリストから
「平成１１年」を選択します。「平成１１年」が反転色で表示されます。これで「平成１１年度」が検索対象として指定されました。
会議録の指定と併せて、「平成１１年度の定例会」が検索対象として指定されました。
「平成１１年度の定例会」が指定されていますが、お試しのデータに平成１１年度の会議録が含まれていない場合は、
実際のデータに含まれている適当な年度を指定してください。
ここでは平成１１年度で説明を進めますが、どの年度を指定されてもかまいません。
あなたが指定した年度を平成１１年度と置き換えて以下の説明をご覧ください。
「年度の指定」イメージ
1.1画面全体
操作例に従い、「平成１１年度の定例会」の中で「学校教育を議論している会議録」を検索します。
特定の会議録（ここでは学校教育を議論した会議録）を探すには会議録中に存在すると思われる用語（検索語といいます）を指定して会議録を探します。（これを検索するといいます。）ここでの検索語は「学校」及び「教育」です。
「学校教育」を検索語とするよりも、「学校」「教育」の二つに分けた方が検索の効率が上がります。検索の効率が上がるという意味は、「よりたくさんの会議録を検索することができる」ということです。例えば、ここに会議録が３つあるとします。（それぞれを会議録1、会議録２、会議録３とします）
この３つの会議録で「学校教育」に関する発言として会議録１では、「学校教育法施行例第五条では･･･」と記述され、会議録２では、「本市における小・中学校の英語教育の取り組みについて･･･」と記述され、会議録３では「これらの課題について学校で指導を余儀なくしなければならなくなったことが、今の日本の教育課題の一つであると考えております」と記述されているとします。
このような場合に、検索語を「学校教育」としますと会議録１だけが見つかることになりますが、「学校」と「教育」を検索語にして、この２つの検索語を両方とも含む会議録を検索しますと、会議録１、会議録２、会議録３の全部を検索することができます。
さらに、検索の効率を上げるためには検索語の関連語を利用することが有効です。例えば、「学校」の関連語として「学園」、「学院」、「スクール」などという関連語を検索に利用します。すると「スクールカウンセラーの○山○子氏を迎え現場でのいろいろな話を聞くことができました。」、「○○学園の保育園の砂場について動物等による汚染･･･」、などと記述されている会議録を一網打尽にすることができます。
そして、この関連語は一般には単語単位に利用することになりますので、このような理由からも検索語はできるだけ単語に分けた方が良いのです。
「学校」と「教育」を検索語として入力します。 画面左上に「検索語」の欄が「Ａ」から「Ｄ」まであります。
まず、「Ａ」の欄に「学校」と入力し、TABキーを押します。（右横の白い欄＝チェックボックスに「レ」が自動的に付きます。）
入力が済んだら同様に「Ｂ」の欄に「教育」を入力します。
「検索語を指定」イメージ
1.2画面全体
「検索実行」のボタンをクリックする前に関連語辞書と検索式の簡単な説明をしておきます。
関連語を集めたものを関連語辞書と呼んでいます。
検索語の右横のチェックボックスに「レ」が付いています。これは検索時に関連語辞書を用いて、検索語とその関連語が記述されている会議録を検索することを意味します。
検索方式には、「AND」と「OR」の２種類があります。「AND」や「OR」を指定して検索すると、次のような動作をします。
| 「AND」 | ： | 指定されている全ての検索語を含む会議録を検索します |
| 「OR」 | ： | 指定されている検索語のうち、いずれか一つ以上を含む会議録を検索します |
それでは、「検索実行」のボタンをクリックして下さい。
「検索実行」イメージ
検索結果として「検索結果画面」が表示されます。
ヒットした会議日程やヒット発言数などは、現在お手持ちの会議録データにより異なります。一番上から「ヒットした会議日程数」、「ヒット発言数」そして「ヒット発言者」、「ヒット箇所数」及び「頁」が一覧で表示されます。
一番上の「日程単位で表示」ボタンを押下すると、「日程単位表示」になります。
一覧が、ヒット発言者名の一覧から、会議日程名の一覧に変わります。一覧にはヒットした会議日程名とその日程中にヒットしている発言者の数が記述されています。
この画面から閲覧対象となる会議録を選択し、表示します。
検索された会議録を閲覧するには、「ヒットした会議日程」の下に表示されている会議録（会議日程）をクリックして、会議録を表示します。会議録が表示されたら色がついている文字を確認して下さい。
検索時に指定した検索語とその関連語は色付きで表示してあります。表示されている会議録の前後を確認するには、スクロールバーを動かしながら閲覧します。
次に発言者（発言単位）ごとに会議録を閲覧する方法を説明します。右上の「前画面に戻る」のボタンをクリックして１つ前の画面に戻ります。
下側の「発言単位で表示」ボタンを押下してください。
右下の画面には、会議日程（会議録）毎の「ヒット発言者」、「ヒット箇所数」、「頁」が表示されています。
各項目には、次のような情報が表示されます。
| 「ヒット発言者」 | ： | 検索された会議録の発言を行っている人です。ヒット発言者の「目次」は次章で説明します。 |
| 「ヒット箇所数」 | ： | それぞれの発言中に含まれている検索語の数です。 |
| 「頁」 | ： | 製本された会議録で発言が記述されている頁を示しています。 |
「システム終了」ボタンをクリックすると会議録検索システムを終了します。
以上で基本的な操作の説明を終わります。 次章では、基本的な操作を基にした様々なオプションについて説明します。